E-Rechnung - unbedingt vorbereiten
- Allgemeines
- Die zukünftige Rechnung
- Wer ist zur Ausstellung verpflichtet
- Übergangsregelungen bei Ausstellung der E-Rechnung
- Ausnahmen
- Das gilt beim Endverbraucher
- Schnell handeln
Allgemeines
Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen, sog. E-Rechnungen, entgegenzunehmen. Es gibt keine Übergangsregelungen für den Empfang einer E-Rechnung. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für größere Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 und für kleinere ab 1. Januar 2028.
Die zukünftige Rechnung
Eine E-Rechnung ist zukünftig eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ohne Medienbruch ausgestellt, übermittelt, empfangen wird und in einem innerbetrieblichen Prozess elektronisch verarbeitet werden kann. Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format erfüllen diese Voraussetzungen nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm 16931 entsprechen. Erfüllt werden die Formatanforderungen z. B. von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1.), einer Kombination aus menschenlesbarem PDF-Dokument und maschinenlesbarer XML-Datei.
Wer ist zur Ausstellung verpflichtet
Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft alle inländischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich - unabhängig, ob sie im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben werden. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und ausstellen können. Selbst Vermieter, die ausschließlich umsatzsteuerfrei vermieten, müssen ab dem 1.1.2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Da die E-Rechnung im B2B-Bereich absolut verpflichtend wird, erfüllt auch nur diese die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Somit kann auch nur die E-Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Übergangsregelungen bei Ausstellung der E-Rechnung
Auch wenn ab 1. Januar 2025 die Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung besteht, gibt es bei der Ausstellung von E-Rechnungen folgende Übergangsregelungen:
- Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers sind bis einschließlich 2026 Papier und PDF-Rechnungen noch möglich.
- Ab 2027 sind ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers, die Ausstellung von Papier und PDF-Rechnungen noch zulässig durch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro
- Ab 2028 sind dann alle Unternehmen verpflichtet elektronische Rechnungen auszustellen.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat auf seiner Website eine FAQ-Seite veröffentlicht, die Antworten auf Fragen zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 bietet. Hier der Link: Bundesfinanzministerium - Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025
Ausnahmen
Es gibt aber auch Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: So sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrkarten von der Pflicht befreit.
Was gilt beim Endverbraucher
Eine E-Rechnung kann auch an Endverbraucher gesendet werden. Es bedarf aber grundsätzlich deren Zustimmung. Sofern sich Unternehmen für das ZUGFeRD-Format entscheiden, kann es für beide Kundengruppen (B2B und B2C) genutzt werden. Dadurch müssen nicht mehrere unterschiedliche Rechnungskreisläufe im Unternehmen vorhanden sein.
Schnell handeln
Die Änderungen haben Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse im Unternehmen. Sie bieten aber auch die Chance, bestehende Prozesse im Unternehmen zu überprüfen und neu zu strukturieren. Da eine E-Rechnung Anfang Januar 2025 von jedem Unternehmen empfangen werden muss, ist es äußerst wichtig, sich zeitnah vorzubereiten und die eigenen technischen Voraussetzungen zu überprüfen. Ggf. sollten Steuerberater und IT-Unternehmen zur Unterstützung der betrieblichen Umstellung eingesetzt werden. Zudem sollte die ordnungsgemäße Archivierung geregelt, Datenschutzfragen geklärt und Mitarbeiter geschult werden.
Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit